Кто может обойтись без касс с июля 2019 года

Облачные кассы в сфере коммунальных услуг

С первого июля 2019 года все управляющие компании обязаны будут использовать кассовую технику при получении платежей. Особенно остро вопрос встает перед поставщиками всевозможных ресурсов, компаниями по обслуживанию жилых домов. Техническое решение разработано для всех компаний. Но следует прояснить вопрос – существует ли необходимость в установке касс?

Кто может обойтись без касс с июля 2019 года

Если коммунальные платежи принимает единый расчетный центр, то отдельным компаниям не обязательно иметь свои кассы. Единый центр выдает чеки самостоятельно. На средства, перечисляемые на счета поставщиков услуг и коммунальные хозяйства, чеки не обязательны.

Согласно закону 54-ФЗ, кредитные организации (в том числе банки) не имеют права выступать в качестве подобных агентов.

Также и ТСЖ могут не иметь онлайн-касс. Но это условие соблюдается только при условии принятия платежей непосредственно от членов товарищества. Если же ТСЖ оказывает дополнительные услуги (платная автостоянка, охранные услуги, дополнительный бытовой сервис), наличие кассы и выдача чеков обязательны.

Обязательная установка кассы

Существует три вида платежей, по которым получение коммунальных услуг должно подтверждаться наличием кассовых чеков. Это:

• прием наличных средств в офисах, пунктах оплаты;
• прием наличных денег через банки, когда в них погашаются платежки;
• перечисление безналичных (электронных) денег.

Как отправляются  чеки потребителям коммунальных услуг

Это регулируется пунктом 5.3 статьи 1.2 54-ФЗ. На основании этого документа применяются два способа доставки чеков:

• за каждый платеж потребителю отправляется цифровая версия чека. Но перед этим необходимо получить от потребителя его согласие на данную услугу. Иметь его номер телефона или электронный адрес;
• можно выдавать бумажную версию чека на руки. Для этого необходима явка плательщика в обслуживающую организацию.

Если же собственник не дал согласие на предоставление адреса или номера телефона и не явился за получением кассового чека лично, тогда следует выпустить платежный документ и отправить все необходимые сведения в налоговую инспекцию и ОФД. Это необходимо сделать не позже чем на следующий рабочий день после проводки платежа.

Возможные варианты

Для управляющих компаний и ТСЖ существует три способа применения в своей профессиональной деятельности онлайн-касс. В любом их этих трех способов можно с успехом использовать онлайн-кассы «Инитпро».

 1 способ. Приобрести собственное кассовое оборудование

Это самое простое решение вопроса. Купить кассовое оборудование и обслуживать потребителя. Но это не всегда удобно и приемлемо. Например, если этих потребителей несколько тысяч человек. В этом случае просто невозможно выпускать бумажные кассовые чеки постоянно. Есть и другие сложности, организационные и кадровые:

• необходимо иметь в штате УК или ТСЖ кассира. Если же кассир заболел или ушел в отпуск, то следует его заменять другим работником;
• к ручной обработке такого огромного количества чеков следует подходить крайне ответственно и внимательно – налоговая инспекция редко прощает ошибки;
• необходимо хранить десятки и сотни тысяч платежных документов. Плательщик может их затребовать в любое время;
• возрастают затраты на обслуживание оргтехники, приобретение бумаги, поддержку интернет-соединения и другие непредвиденные расходы.

2 способ. Арендовать оборудование

Обязательное условие использования онлайн-касс подразумевает дополнительные финансовые затраты для предпринимателей. Обойти этот закон нельзя, но можно попробовать сэкономить. Первым и важным шагом в экономии является автоматизация процесса и минимизация погрешностей. Основная часть нагрузок ложится на формирование чеков, и справиться с этой проблемой помогут облачные сервисы. Они с легкостью справляются с созданием пакетов документации для предоставления в фискальные органы. Вот каком стандартный порядок действий при использовании облачной кассы для ЖКХ «Инитпро»:

• собственник проводит безналичный расчет за предоставляемые услуги;
• на счет поставщика услуг поступают средства;
• бухгалтер выгружает в личный кабинет «Инитпро» банковскую выписку. Затем проверяется правильность всех данных, выбирается оплаченная услуга;
• оператор фискальных данных получает уже сформированные чеки;
• необходимая фискальная документация отправляется в налоговые органы.

Далее проходит дублирование чека на телефон потребителя или его электронную почту (при условии, если он предоставил необходимые данные).

Получается, что совсем не обязательно каждый платеж распечатывать на бумаге. Если собственнику потребуются документы об оплате, то их можно будет распечатать через личный кабинет. Как показал опыт, такая необходимость возникает нечасто. Поэтому большие объемы распечаток не требуются.

Все это обеспечивают минимум трудозатрат бухгалтеров. При этом в точности соблюдаются все законы. Работы можно вести и в файлах Excel, и с помощью 1С. Все необходимое оборудование и программное обеспечение «Инитпро» имеют сертификат, и они совместимы с 1С.

Если в работе используется сервис «Стек-Интергация», то он может послужить связующим звеном с облачной кассой «Инитпро». Эта касса напрямую связана с необходимыми реестрами и не нуждается в дополнительных сервисах, тем более что отсутствие лишних звеньев может служить гарантией от излишних ошибок. Но если же полностью отказаться от услуг «Стека» нельзя, то можно подключить специальный модуль для корректной интеграции.

3 способ. Комбинирование облачного оборудования с кассой

Этот вариант более всего подходит, когда принимаются оба вида платежей – наличные и электронные. Обычная касса обслуживает платежи наличными средствами. Это делается для выдачи чеков. Облачный механизм обслуживает операции с электронными платежами.

Количество облачных касс для управляющей компании

Это количество определяется общим объемом проходящих платежей. Кроме этого, следует учитывать производительность работы кассы и объем памяти накопителя.

Касса «Инитпро» способна выпускать один чек в течение 2 секунд. Несложный подсчет показывает, что за один час выпускается около 1 800 чеков, а за восьмичасовой рабочий день около 14 тысяч платежных документов. Но такая нагрузка бывает только в очень крупных компаниях.

Объем памяти одного накопителя рассчитан хранение 250 тысяч платежек. Ежемесячно необходимо пробивать около 20 тысяч чеков.

Исходя из этого, даже при меньших объемах платежей следует содержать два аппарата. Арендованные облачные кассы ремонтируются один день, как и стационарные. Но если вышел из строя фискальный накопитель, то ремонт потребует больше времени. Фискальный накопитель нуждается в замене. Затем следует повторная регистрация в налоговых органах. Сломанный (вышедший из строя) накопитель отправляется на производство для выяснения причин неисправностей. В случае брака его меняют бесплатно. Но на экспертизу отводится один месяц, плюс время на доставку нового накопителя. В общей сложности, как показывает практика, уходит два месяца.

Если же есть запасная аппаратура, то время и затраты сводятся к минимуму.

Оцените новость: