Электронный документооборот в организации

19 Ноя 2014 Точка зрения Dinika

В последнее время особую популярность в системе документооборота приобрел электронный вид документа. В первую очередь это связано с преимуществами электронного документа оборота по сравнению с бумажными носителями.

В последнее время особую популярность в системе документооборота приобрел электронный вид документа. В первую очередь это связано с преимуществами электронного документа оборота по сравнению с бумажными носителями.

Преимущества электронного документооборота

Несомненным плюсом для любой организации является экономия расходных материалов, таких как бумага для печати и заправка картриджей. А также экономия затраченного сотрудниками времени на печать бумажных носителей информации и движение документов. Отправка налоговых накладных в электронном виде займет гораздо меньше времени и будет во много раз эффективней. Электронный документооборот полностью контролируется. Доступ к нему могут иметь только уполномоченные на это люди.

Конфиденциальность информации в нем сохраняется, и электронный документ не может быть доступен посторонним лицам. Для этого существует пароль, а новейшие технологии позволяют считывать информацию мгновенно, с помощью отпечатков пальцев можно разблокировать систему с конфиденциальной информацией и грифом «Секретно».

В электронной системе обмен первичными документами проходит четкий контроль. Автоматически составляются отчеты, и вы всегда можете отследить на какой стадии находится документ.

В базе данных облегчены поисковые возможности. Всегда можно найти тот или иной документ, используя поисковые системы. Это дает значительные преимущества по сравнению с бумажными носителями, которые хранятся в реестрах. На поиск нужного документа может уйти много времени. Как известно, существует человеческий фактор, и нужный документ может затеряться и никогда не найтись. К тому же по истечению сроков документы передаются на архивное хранение, где поиск гораздо усложняется. Электронный документооборот позволяет хранить документы столько, сколько это необходимо, даже если они с истекшим сроком действия.

Проблема актуальности документа решается мгновенно. Например, вам нужна налоговая накладная в электронном виде, вы можете найти ее за несколько секунд и начать работать с последней версией документа.

Основное преимущество электронного документооборота – это улучшенное взаимодействие с внешними организациями, банками, налоговыми службами и подразделениями внутри компании. Коммуникативное воздействие намного эффективнее, можно отправить комментарий и всегда иметь актуальную информацию о стадии прохождения и движения документа. В электронном виде один и тот же документ может просматриваться и редактироваться несколькими людьми одновременно по единой базе.

Использование электронных баз данных снижает риски форс-мажорных ситуаций (пожар, наводнение).

Электронный документооборот позволяет хранить достаточно большой объем информации. И может спасти документы в электронном виде от непредвиденных обстоятельств.

В электронном документообороте сотрудники, имеющие доступ к документам, начинают более ответственно относиться к своей работе, так как она уже четко контролируется и всегда можно найти актуальную информацию о деятельности работника.

Какие операции можно провести с помощью электронного документооборота:
- поставить на документы электронно-цифровую подпись;
- произвести обмен налоговыми накладными;
- сделать запрос по выписке из реестра;
- проверить и сохранить электронные документы в базе данных;
- мгновенно отправить отчеты в государственные органы.
- получить подтверждение о приеме отправленных документов.

Источник: kancler.by

Оцените новость:
  • (Еще не оценили)
    Загрузка ... Загрузка ...